常德市司法局2018年全市公证质量检查情况通报

常司发〔2018〕31号

数据的上传，但有的公证处对通知下发前的数据还没有完全录入。

在如法网公证办证平台的试用操作方面，德城、鼎城、桃源、汉寿、临澧等处都已进行了试用，且能够反馈问题，但仍有个别公证处、公证员迟迟未进行试用操作，有些公证员过于依赖辅助人员，自己不会也不学习操作。

二、各公证处推进公证“放管服”改革和减证便民工作情况

全市公证处基本能严格按照中央、省、市的要求与部署，采取一系列便民惠民措施推进公证“放管服”改革。德城公证处在相关网站、微信公众号上发布了《简证便民工作实施方案》，同时还与软件公司协商购买微信办证服务事宜，做好网上咨询、网上预约，尝试通过微信平台办理简单的公证事项。鼎城公证处实行了一次性告知制，将当事人提交材料的标准在公共网络平台予以公布，摒弃不必要的材料，保持咨询电话畅通，以便及时解答，并将小额继承公证的额度提升到5万元，群众获得了更多实惠。其他各处也采取了积极有力地措施，尽可能的方便人民群众，社会反响十分强烈。

三、公证处质量管理制度建立及执行情况

全市公证处基本都制定了较为完善的业务学习、风险防控、质量定期自查等制度，档案室及水印纸保管符合要求。各公证处都配备了身份证识别仪和摄像、录音设备，部分公证处还添置了指纹仪和人脸识别仪，有效预防了公证风险。但仍有部分公证处的内部管理制度有待建立、健全、完善，应进一步加强落实执行力度。检查中发现有一个公证处水印纸的使用情况仅在案卷回执上进行登记，没有建立单独的台账。

四、案卷抽查情况

从今年案卷抽查的情况来看，整体状况较去年有了显著提高，具体表现在：归档整齐，案卷证据确实充分，从受理到审批出证都能完全体现办证程序的规范性。存在的共性问题：一是部分公证书格式及书写不规范，没有按照湖南省公证协会《关于进一步规范公证文书格式和案卷内容的通知》要求排版打印；二是要素式公证书证词过于简单，部分公证员撰写要素式公证书的能力和水平还有所欠缺，无法真正发挥要素式公证书实体与程序并重的功能，不利于真正体现公证的价值以及公证员法律专业人员的职业素养。

五、各公证处案卷交叉评查出现的具体问题

德城公证处：部分案卷中证明材料的复印件没有加盖复印件与原件相符的印章。（2018）湘常德证民字第2092号案卷谈话记录中有关证据收集的记录与实际情况不符，宋彩玲的婚姻登记记录证明是由公证人员收集，而谈话记录里打印为“你提供的婚姻登记记录证明是否真实”。

鼎城公证处：（2018）湘常鼎证民字第1235号案卷中当事人提供的证明材料上无当事人签名。

汉寿县公证处：卷宗封条未盖封签章。（2017）湘常汉证民字第528号案卷适用法律不准确，本应适用民法总则，结果适用了民法通则。

桃源县公证处：部分案卷证明材料的复印件没有加盖复印件与原件相符的印章。（2018）湘常桃外证字第044号案卷中公证书送达回证上没有领证日期。

安乡县公证处：部分案卷无收款收据。（2018）湘常安证民字第025号、033号继承公证的相关证据无核实记录。

石门县公证处：（2018）湘常石证民字第136号保全网页公证中未记录对电脑清洁性检查的程序。（2018）湘常石证外字第67、68、69号发往意大利使用的公证书证词不符合要求，出现了“译文与原文相符字样”。

临澧县公证处：（2017）湘常临证民字第368、369号公证书证词有错误，关系人一栏出现了“台湾的公民身分号码”字样。（2018）湘常临证民字第080号公证书证词有错误，申请人一栏出现了“中华民国”字样。

澧县公证处：部分案卷无收款收据。有些案卷公证事项打印有误，本应证明行为的事项变成了证明事实，如（2018）湘常澧证民字第379号，公证事项应为“声明”，结果打印为“声明书”。

津市市公证处：部分案卷证明材料的复印件没有加盖复印件与原件相符的印章。有的案卷没有收款收据。某些案卷缺乏证明依据，如（2018）湘常津证字第0363号案卷中没有被继承人的配偶先于其死亡后“一直未再婚”的证明。

六、下一步工作要求

请各公证处对照检查通报存在的问题，及时梳理，对号入座，针对存在的问题，制定出具体的整改措施，将责任落实到人，切实整改。

各公证处要认真抓好业务学习，加强对公证人员职业道德和执业纪律的教育，搞好业务指导，增强公证人员的责任感和使命感，进一步提高质量意识，严格公证程序、认真落实核查要求，切实降低公证书瑕疵发生率；坚决杜绝错证、假证、人情证等。此外，各公证处还应进一步完善机构管理制度，加快对司法部公证行政管理和行业管理系统中数据录入的速度，不断强化公证处内部质量控制和公证人员的管理考核，明确公证员和公证员助理的职责分工，提高公证执业水平，确保公证质量，提升公证服务品质。