---澧县司法局严格公证质量管理显成效

　　近年来，澧县司法局坚持司法行政机关监督管理和公证机构自律管理相结合，通过强化学习教育，着力提升公证人员和公证管理者政治业务素养，牢固树立公证质量第一的理念，通过加强制度建设，健全工作机制，不断完善行业自律管理，通过公证人员自查互评和公证机构与司法局严格监督检查，明确工作职责，杜绝违法办证，保障公证瑕疵错误及时得到救济更正。澧县的公证质量连续五年“零投诉、零撤销”，公证证据在诉讼和非诉讼实践中的采信率达100%，公证业务逐年稳步上升，显现出良好的发展态势。2008年、2010年澧县公证处两度被评为全省公证质量先进单位，2009年被评为常德市“应对金融风险，促进富民强市”专项法律服务活动先进集体。2010年，澧县公证处主任、党支部书记刘延岸被授予常德市首届“十佳人民满意司法行政干警”、 常德市第二届“优秀公证员”光荣称号。

　　一、学习教育先行，提升素养强化公证质量意识。

　　搞好公证质量首先要解决好思想认识问题，其次要解决好公证人员和管理者政治业务素养问题。为此，澧县做到学习教育先行，着眼长远提升公证人员和管理者素养，不断强化公证质量意识。一是强化社会主义法治理念教育，认真学习实践科学发展观。培育、引导公证人员和公证管理者正确认识和处理公证质量与公证法律职能、与自身改革发展、与经济和社会效益的关系。在行业内外形成强烈的公证质量意识，牢固树立公证质量是公证行业生存发展生命线的理念。二是积极组织参加中国公证协会和省市举办的各类业务培训学习，开展岗位实践练兵，增强业务技能。2010年澧县公证处负责人参加了中国公证协会在重庆举办的全国公证处主任培训学习，增进了知识，拓宽了视野。近五年，先后有4人次到北京参加公证员任职前培训、涉外涉台港澳公证业务培训等。常年坚持组织政治业务例行学习，及时了解党委政府工作大局，不断学习法律法规新知识，不时开展“如何当好合格公证员”讨论、“立足公证岗位我奉献”演讲等活动，陶冶公证职业情操，激励奋发有为热情。三是采取奖励优惠政策，鼓励完成学历教育和参加国家司法资格考试，提高公证人员职业素养。近年来澧县公证处有3人完成本科学历教育，有2人先后通过国家司法资格考试。四是大力进行廉洁办证教育，树行风，讲正气。教育公证人员摆正个人利益与公证工作的关系，埋头苦干，廉洁奉公，少计较个人得失，勇于拒绝办理“人情关系证”。提出“人人关乎公证质量，个个都是形象大使”的口号，做到思想上重视，行为上律己，增强免疫力，打下搞好公证质量的坚实基础，筑起廉洁办证的牢固防线。

　　二、制度规范跟进，健全机制完善行业自律管理。

　　在抓好学习教育的基础上，澧县司法局进一步规范、健全各项公证管理和办证制度，做到司法局公证管理人员、公证处工作人员岗位职责明确、细化，做到公证申请、受理、收费、审查、出证、送达、案卷归档各个环节有章可循、运行规范，使管理更加制度化、规范化。一是完善案件咨询受理首问责任制度，从源头上为保障公证质量导航。具体办法是，当事人到公证处后问到的第一个工作人员负责接待并接受咨询，初步审查资料，属于可受理的公证事项，由负责接待的工作人员引领到公证处内勤办公室受理立卷，资料齐全的，分派给相关公证员核实办理，资料不齐的，一次性告知清楚当事人需要补充提供的资料。二是完善案件核实办理审批传递制度，在办证过程中为保障公证质量把脉。案件受理立卷以后，承办人、打印人、翻译人、校对人、审批人、发证人、验收人等，逐个环节依次传递，一环紧扣一环，严把公证质量关。对证据的收集审查，以当事人举证为主，必要时公证机构调查取证为辅，逐一审查每份证据材料的内容，包括文字的正确性、表述的准确性，重点审查材料与公证事项的关联程度。对当事人的法律行为，重点审查行为人是否具有相应的民事行为能力，意思表示是否真实，行为内容、形式是否违反法律法规规章和社会公序良俗。对重大疑难公证事项，及时进行集体研讨，让公证员各抒己见，查资料，找依据，反复斟酌，最终形成统一意见。这样通过明确各个环节相关人员的责任和谨慎办证，做到在办证过程上最大限度避免发生差错。三是完善案件及时归档跟踪服务制度，在出证之后为保障公证质量兜底。每月月底，各公证员将自己本月所办理完的公证事项整好卷宗，交内勤人员，内勤人员在下月第一周对上月的全部公证卷宗及时装订成册，分类归档。公证卷宗归档之前，对整个办证过程和收集在卷的证据资料、审批手续、公证文书、公证专用纸用纸情况等进行一次再审查，重点复查资料是否齐全、审批是否到位、专用纸登记管理是否严格等。建立事后跟踪服务制度，及时回访公证当事人和相关单位，对公证文书被采信的情况予以关注，通过公证书在实践中的效用，检验各个公证员所办公证文书的质量状况。

　　三、评查整改到位，明确职责落实监督管控措施。

　　影响公证质量的重要根源主要在两个方面，一方面是公证人员的执业能力和内在把握，另一方面是外在的物质利诱和人情关系。抓学习教育重在解决前一个问题，抓制度建设则兼具两个方面的功效。澧县司法局所采取的主要措施有三条：一是安装“透明窗”，搞好公示公开，接受社会监督。将公证人员姓名、联系方式、监督电话制成形象公示牌在司法局院内显著位置张贴。采用印制公证办事指南和制作公示牌两种方式公开公证办事程序、收费标准，明确不同公证事项所应提供的相关材料、证据。在澧县司法局网站上开辟公证专栏，公布公证员和公证办事等一系列事项。在县政府政务服务中心设立公证和法律援助综合委托办事窗口。聘请公证质量社会监督员，设置公证质量投诉信箱和投诉电话，畅通公证争议投诉处理渠道。二是建立“防火墙”，进行互评督查，开展内部监督。每一天在办理每一件公证事项中开展工序交接检查，公证处全体人员各司其职，在受理审查、询问调查、证据核实、文书制作、出证送达、整卷归档等各个工序环节严格检查，共同监督，确保质量。每个月进行一次公证质量自查、抽查。自查就是由承办公证员在每一份公证卷宗归档前，结合整理卷宗进行公证质量自查。抽查是由公证处负责人对其他公证员所办理的公证事项随时随机检查，发现问题及时督促整改。每个季度进行一次互相评查，公证员在公证处主任组织下相互之间交换检查卷宗，逐一评分，纳入年底考核，互相评查证件数量要达到所评查季度办证量30%。每半年由司法局组织律师公证管理股、纪检组进行一次督查，督查结果在司法局党组会上通报。三是设置“高压线”，高悬惩戒利剑，严格法纪监督。加强对公证人员和公证机构的考核和监督，坚决制止不正当公证行为，严肃查处违法办证，对不顾公证职责，不讲职业操守，严重损害公证质量和信誉的公证人员，轻则批评教育，重则追究相应的行政责任、民事责任、刑事责任。(据澧县公证处供稿整理)